I pranzi d’affari sono un ottimo strumento per instaurare relazioni professionali e discutere di questioni lavorative in un ambiente più rilassato. Molto spesso però capita che non si presti la dovuta attenzione al proprio comportamento e soprattutto non si mettano in pratica le regole della Business Etiquette: così anche un convivio d’affari partito con i migliori propositi, se non viene gestito nella maniera corretta, rischia di concludersi nel peggiore dei modi.
Sarai d’accordo con me che un pranzo di lavoro con un cliente è più di un semplice pasto. Rappresenta infatti un’opportunità per costruire fiducia, stabilire rapporti e creare relazioni durature. Ma che succede se a tavola commettiamo qualche gaffe imperdonabile e il cliente decide di non firmare più il tanto ambito contratto?
In questo articolo desidero condividere con te alcuni momenti imbarazzanti avvenuti a tavola dei quali sono stata mio malgrado testimone. Questi accadimenti hanno lasciato tracce indelebili nella mia memoria e mi hanno spinto a riflettere sulle loro implicazioni all’interno del più ampio contesto sociale.
Come studiosa di Business Etiquette e organizzatrice da decenni di convivi d’affari, sono profondamente consapevole del significato sociale delle buone maniere a tavola e di come siano utili per indicarci immediatamente il background culturale, esperienziale e relazionale di un professionista . Alla luce di ciò, è particolarmente sconcertante quando si osservano persone che assumono comportamenti inappropriati e maleducati, per non dire imbarazzanti, mentre partecipano ad un pranzo di lavoro.
Il mio scopo attraverso questo articolo non è quello di ammonire o screditare coloro che potrebbero aver sbagliato, ma piuttosto di evidenziare questi momenti come esempi da cui si possono trarre preziose lezioni.
Li chiamerò “incidenti” per ricordarci che si tratta di vere e proprie cadute di stile in grado di “fermare” bruscamente la nostra carriera professionale , rovinando affari e reputazione.
Smartphone-fobia, telefonate e controllo costante del telefono: come rimanere coinvolti e presenti durante un pranzo di lavoro
Il primo “incidente” che vorrei citare ha visto coinvolto un alto dirigente il cui telefono ha squillato più volte durante un pranzo con colleghi e clienti. Nonostante i ripetuti e garbati solleciti dei collaboratori più stretti di spegnerlo o metterlo in modalità silenziosa, il manager ha continuato a rispondere alle chiamate e si è perfino alzato vagando nella sala del noto ristorante mentre parlava al telefono ad alta voce, disturbando così anche gli altri ospiti del locale. Inutile dire che questo comportamento è stato considerato davvero poco professionale da tutti i presenti. Ostentazione della leadership? Maleducazione? Mancanza di rispetto? A voi la scelta! Per me si tratta di scarsa conoscenza del Bon Ton Professionale. Più in basso ti svelo come è andata a finire…
In un mondo in cui rimanere in contatto è quasi una seconda natura, il costante bisogno di controllare il telefono o peggio rispondere alle chiamate durante un pranzo di lavoro è diventato un frequente passo falso. Con le e-mail che si accumulano e i messaggi che arrivano a fiumi, può essere difficile rimanere presenti e impegnati nelle conversazioni senza guardare il dispositivo di tanto in tanto. Tuttavia, questa brutta abitudine può avere ripercussioni significative sulle relazioni d’affari. Secondo un sondaggio internazionale condotto da The Creative Group di Robert Half, il 43% dei dirigenti sostiene che controllare i telefoni durante le riunioni sia una delle violazioni di Business Etiquette più frequenti commesse da un professionista.
SOLUZIONI: Per rimanere coinvolti e presenti durante un pranzo o una riunione di lavoro, è importante quindi stabilire dei limiti per l’uso della tecnologia. Una opzione è quello di disattivare le notifiche sul telefono o metterlo in modalità silenziosa. In alternativa, si può lasciare il telefono in borsa o in tasca per tutta la durata dell’appuntamento. Per evitare del tutto la tentazione, ti consiglio di spegnere il telefono (procedi effettuando tale gesto davanti ai commensali, in modo che anche loro seguano il tuo esempio) e di riaccenderlo una volta congedati gli ospiti. Un altro suggerimento è di ridurre questa forma di “dipendenza” dai mezzi tecnologici, utilizzando il week end per attivare una modalità digital detox. In pratica cerca di staccarti da computer e cellulare con gradualità, favorendo attività come la lettura, l’ascolto della musica oppure la visita di qualche mostra d’arte. Con un po’ di costanza otterrai importanti risultati.
Ora immagino che vorrai sapere cosa è successo dopo quel pranzo dove sono volate forchette… Il rapporto con i clienti presenti è stato mantenuto grazie al lavoro eccezionale fatto dai collaboratori dell’alto dirigente successivamente al pranzo di lavoro. Insieme ci siamo confrontati con l’azienda e abbiamo adottato alcuni preziosi accorgimenti di Business Etiquette per “ripulire” la situazione. Il manager invece dopo poco è stato sostituito (in seguito ad altri fatti accaduti) e ora il nuovo dirigente durante i convivi d’affari spegne sempre il cellulare, comprendendo molto bene il significato di questa azione.
Quando volano le forchette: scarsa conoscenza del galateo della tavola e consigli per superare momenti imbarazzanti
Uno degli “incidenti” più memorabili al quale ho assistito si è verificato quando una forchetta, in mano ad un noto Avvocato, durante una concitata conversazione a tavola ha improvvisamente preso il volo: rimbalzando sulla tavola è poi atterrata in grembo ad un altro commensale. È stato un momento davvero imbarazzante anche perché l’Avvocato, senza neanche scusarsi, ha continuato imperterrito il suo discorso creando un forte imbarazzo tra i colleghi avvocati commensali increduli.
La persona colpita dalla forchetta ha dimostrato invece di conoscere le regole del Bon Ton Professionale: dopo uno scambio di sguardi con la sottoscritta ha rimosso con discrezione e tatto la posata cercando di far finta di niente. Il suo gesto è stato di vera generosità e educazione nonché di professionalità, perché pur essendo offeso e colpito ha preferito passare oltre e non creare ulteriore “pressione” sulla gaffe. Da quel momento li però l’Avvocato ha preso il nome di Mr. Fork: purtroppo questa brutta figura ha segnato per sempre la sua carriera perché è stata inesorabilmente legata a connotazioni negative all’interno della comunità dei legali Se io fossi stata l’Avvocato (è molto difficile che accada ma comunque può capitare di far volare la propria forchetta durante un pranzo…) avrei subito reagito scusandomi con i presenti, ammettendo la clamorosa gaffe (magari con una battuta ironica per stemperare tipo “Perdonatemi… mi sto allenando per il prossimo torneo di lancio delle posate”) ma soprattutto sincerandomi che la persona colpita non si sia fatta male. E’ come reagiamo ai problemi o agli incidenti di percorso che fa la differenza!
SOLUZIONI: Saper utilizzare correttamente posate, piatti e bicchieri è una competenza importante di Business Etiquette ma anche di buona educazione quando si partecipa a un pranzo di lavoro. L’uso corretto degli strumenti della tavola non solo dimostra preparazione, stile e eleganza ma si riflette positivamente anche sulla nostra professionalità. Tra le gaffe più comuni ci sono l’uso sbagliato della posata o del bicchiere, il posizionamento di posate sporche sulla tovaglia invece che sul piatto, il mancato utilizzo del tovagliolo. Per evitare queste gaffe, è importante comprendere l’etichetta corretta per ogni portata. Inizia con il tovagliolo: mettilo disteso sulle gambe appena ti siedi e usalo spesso per pulirti la bocca o le mani. Quando utilizzi le posate, ricorda di iniziare dall’esterno e di procedere verso l’interno con ogni portata. Per quanto riguarda i bicchieri, tienili sempre per lo stelo piuttosto che per il vaso principale o la base per evitare impronte digitali e sbavature poco eleganti sul vetro.
Arrivare in ritardo ad un pranzo di lavoro: suggerimenti per la puntualità e il rispetto dei tempi
Il terzo incidente di Business Etiquette che vorrei sottolineare è legato alla mancanza di puntualità, un atteggiamento che evoca spesso un senso di disagio tra i partecipanti di un pranzo di lavoro. Nella fattispecie, il soggetto in questione ovvero l’Amministratore Delegato (che è colui che a mio avviso dovrebbe dare il buon esempio ed essere sempre un ottimo ambasciatore aziendale), è arrivato trenta minuti dopo l’orario concordato senza scusarsi, provocando grande imbarazzo tra i presenti. Le ripercussioni del ritardo in tali circostanze non si limitano solo alla reputazione, ma suggeriscono anche una mancanza di rispetto per il valore del tempo.
Tale comportamento, inoltre, può avere implicazioni più ampie sui rapporti d’affari in quanto può essere interpretato come riflesso del proprio carattere. La puntualità è un attributo essenziale che si lega alla professionalità e all’affidabilità nei vari contesti lavorativi. Pertanto, la tempestività deve essere sostenuta in quanto funge da indicatore dell’etica del lavoro di un professionista e dell’impegno nei confronti delle proprie responsabilità.
SOLUZIONI: Arrivare in ritardo ad un pranzo di lavoro come detto può nuocere alla nostra reputazione professionale. Nonostante le migliori intenzioni, circostanze imprevedibili come ingorghi e ritardi dei trasporti possono causare mancanze di puntualità. In buona sostanza, arrivare in ritardo senza un valido motivo non solo fa perdere tempo a chi è arrivato in orario, ma crea anche un’impressione negativa su clienti e colleghi.
Per evitare questo, ecco alcuni suggerimenti per garantire la puntualità. In primo luogo, pianifica in anticipo e utilizza modalità di trasporto affidabili. In secondo luogo, tieni conto del tempo di viaggio extra per far fronte a imprevisti. In terzo luogo, utilizza strumenti tecnologici come Google Maps che aggiornano le informazioni sul traffico in tempo reale per determinare il percorso migliore prima di uscire di casa o dall’ufficio.
Se il ritardo è inevitabile, comunicalo prontamente alla persona che ti ha invitato tramite una telefonata e non con un messaggio come erroneamente fanno molti perché rischia di non essere letto dal destinatario, fornendo un orario di arrivo stimato e soprattutto scusandoti per l’accaduto.
Durante un pranzo o un incontro di lavoro la business etiquette è il tuo super potere
Questi “incidenti di percorso” servono a ricordare e sottolineano il fatto che anche piccole gaffe possono avere conseguenze significative nelle relazioni d’affari.
Superare questi errori durante un pranzo di lavoro e mettere in mostra le proprie doti di Bon Ton Professionale richiede un po’ di pratica. Per questo ti consiglio di rivolgerti a Etiquette Italy per tua formazione professionale di Business Etiquette. In particolare se desideri padroneggiare il comportamento a tavola ti suggerisco di iscriverti al nostro corso Experience “Il Pranzo d’Affari di Successo”. Puoi partecipare solo tu oppure puoi consigliarlo alla tua azienda in modo da creare un momento formativo di alta qualità per te e per i tuoi collaboratori e contribuire così a far diventare la tua organizzazione una Kind Company certificata.
La Business Etiquette è come il tuo potere magico che ti aiuta a diventare un supereroe nella vita e sul lavoro. Proprio come i supereroi hanno i poteri che li aiutano a salvare la situazione, il Bon Ton Professionale può aiutarti a scoprire e padroneggiare il potere della gentilezza sviluppando una capacità relazionale fuori dal comune
Quindi, proprio come Spider-Man usa le ragnatele per muoversi con sicurezza tra i grattacieli della città e per salvare le persone, puoi usare la Business Etiquette per destreggiarti al meglio nelle situazioni difficili e per fare la differenza con le tue azioni.
Articolo di Simona Artanidi – Fondatrice di Etiquette Italy, esperta di Bon Ton Professionale, Business & Hospitality Etiquette
