Robin Jay e l’arte del pranzo d’affari

Negli Stati Uniti è un’autentica celebrità, ben conosciuta dalla grandi aziende alle quali tiene corsi sulla motivazione per incrementare i fatturati: stiamo parlando di Robin Jay, che vanta libri e numerose attività legate al mondo degli affari e all’etichetta. L’ho incontrata per saperne di più.

Chi è Robin Jay e di che cosa si occupa?

“Sono autrice di libri, speaker ed esperta motivazionale (coach) , inoltre mi occupo di produzione di film e il mio obiettivo principale è quello di creare sinergie proficue fra le persone tirando fuori il meglio da ciascuna di esse.”

Come è l’etichetta degli affari in USA soprattutto in merito a un pranzo di lavoro, una riunione di lavoro?

“La motivazione principale per cui si va fuori a pranzo con i clienti è perché quando ci troviamo in un contesto sociale amichevole , diventiamo più rilassati … Anche se sappiamo che è un pranzo di lavoro. In questo modo siamo in grado di costruire un rapporto migliore con i nostri clienti proprio grazie alla condivisione di un’esperienza sociale. La migliore opportunità però sarebbe una partita di golf : servono quasi cinque ore per centrare 18 buche e si sta seduti uno accanto all’altro in un carrello. Purtroppo non tutti giocano a golf , in più è limitato dalle circostanze meteorologiche. Il cibo è il grande catalizzatore, noi tutti dobbiamo mangiare! Si può uscire col cliente a pranzo o a cena, trascorrere alcune ore insieme per conoscerlo meglio, capire il business di cui si occupa: in questo modo sarà più propenso nel comunicare e, a volte , anche gli eventi della sua vita personale . E’ una meravigliosa opportunità per condividere e conoscersi a vicenda .

Quali sono i momenti più importanti in un pranzo d’affari?

“Un pranzo di lavoro è caratterizzato da tre parti: I saluti, la conversazione e infine i convenevoli finali e relativo follow-up. Durante i saluti iniziali si ordinano bevande e/o antipasti , a seguire il primo e poi carne, pesce e verdure (durante la conversazione) e dessert e/o caffè (follow-up, business). Questi step fissi contribuiscono a stabilire un rapporto, evitare il silenzio che è sempre molto imbarazzante e creare una lunga conversazione . E’ la combinazione perfetta”.

Quale ruolo riveste l’abbigliamento dell’uomo e della donna?

“Il primo obiettivo, quello più importante, è quello di mettere i clienti a proprio agio e dato che si tratta di un incontro di lavoro si deve essere vestiti in maniera appropriata . In più bisogna essere sempre rispettosi ed educati in ogni momento e anche se la conversazione può comprendere storie personali, è importante ricordare che si è giudicati … Quindi occorre mantenere gli argomenti di business focalizzati per la maggior parte del tempo e mai rivelare qualcosa che si condividerebbe solo con amici personali. Come donna, ho pranzato spesso con uomini. Se ci si sente a disagio in questo senso è possibile portare con sé un “wing man” – qualcuno dalla propria azienda (maschio o femmina ), in modo da evitare momenti imbarazzanti o interpretazioni errate. Inoltre, dato che io donna ho invitato l’uomo, bisogna comunicare al titolare del ristorante che pagherò io in forma riservata (tramite carta di credito) in modo che sia io la persona di riferimento per le ordinazioni. Spesso, anche se sono clienti, gli uomini potrebbero sentirsi in dovere di pagare e questo elimina un momento così imbarazzante.

Quali sono il segreto del successo del lavoro e l’importanza della motivazione? Può parlarci di alcune esperienze che ha avuto con importanti manager aziendali?

“Penso che la chiave del successo sul lavoro sia di trattare tutti come se fossero la persona più importante del mondo. In realtà, io parlo al mio pubblico come il mio amico Wally in “Famous Amos” che ha detto di immaginare tutti con “FCM ” sulla fronte (Mi fai sentire speciale). Le persone tendono a farsi prendere dalla routine e non si sentono speciali o apprezzate. Portando i clienti a pranzo e rendendoli protagonisti della giornata, si godranno il loro tempo con voi e sarete in grado di costruire un rapporto con loro. Ognuno di noi ha la possibilità di scegliere le persone con cui preferisce lavorare , quindi se qualcuno non ci piace possiamo scegliere qualcun’altro! E’ importante essere motivati, esistono audiolibri su CD o Mp3 e programmi di formazione di vendita per rimanere motivati ​​. Io ho l’entusiasmo per quello che faccio. Non credo che si possa avere successo, (per non parlare di eccellere) se qualcosa non ci piace . E ‘ importante che ci piaccia il nostro lavoro , la nostra attività e la nostra vita. Godere del proprio lavoro è ciò che mantiene il successo. I miei clienti spesso rifiutano di lavorare con chiunque altro. Hanno fiducia in me e sanno che manterrò i loro segreti al sicuro. Mi capita spesso di conoscere situazioni, cambiamenti di lavoro, bilanci, ecc , prima che siano annunciati . Ho costruito questo tipo di cameratismo e di rispetto reciproco con i miei clienti perché sanno che ho a cuore il loro interesse e che ho molta cura di loro perché questo porta benefici anche a me.”

Quali libri ha scritto e di che cosa parlano?

“Il mio primo libro è ” L’arte del pranzo d’affari: costruire relazioni fra le 12 e le 14″ , ed è stato tradotto in 12 lingue . Avevo personalmente organizzato più di 3.000 pranzi con i clienti ed ho visto aumentare le vendite di oltre il 2.000 %! Il che è significativo perché indica la costruzione di un rapporto duraturo. Questo è il tipo di relazioni che aiutano a costruire la vostra attività – qualsiasi attività sia! Nel mio libro spiego non solo perché è così importante pranzare con i vostri clienti, ma suggerisco anche consigli su come organizzare pranzi di successo – dall’ottenere il primo ” appuntamento” con un cliente ( anche quelli che non torneranno vanno ricontattati) , a quando illustrare il tipo di attività ( dopo il pasto , a meno che non siate a corto di tempo). Ci sono così tante cose che possono andare male durante un pranzo con un cliente, ed essere preparati è il modo migliore per evitare brutte figure. Condivido consigli su quali cibi evitare , come evitare imbarazzante silenzio , la gestione del controllo, anche se è bene non ordinare alcolici quando si è fuori con i clienti . Che dire quando un colloquio di lavoro si svolge nel corso di un pasto? Questa è una situazione molto difficile e ancora una volta essere preparati è la chiave per un esito positivo”.

Quali sono le differenze tra Business Etiquette americana e quella europea?

“Penso che siamo un po ‘ più casual in America, io poi vivo a Las Vegas , Nevada, dove si raggiungono i 110 gradi Farenheit nei mesi estivi, quindi la maggior parte dei dirigenti aziendali che stanno molto tempo fuori non indossano abiti particolari. Coloro che sono al chiuso utilizzano aria condizionata per tutta la giornata e la costa occidentale è in genere più semplice rispetto alle grandi città sulla parte orientale del paese. Ci sono differenze culturali , anche all’interno degli Stati Uniti , così naturalmente è ovvio che ci sono ancora più significative differenze culturali quando attraversiamo i confini internazionali. E’ anche interessante notare che sono spesso chiamata a intervenire su “Business Lunch Etiquette” anche se questo non è proprio il mio campo di specializzazione . In realtà, ho dovuto studiare galateo per via di tutte le richieste che ho ricevuto a parlare su questo argomento . La mia esperienza sta nel riuscire a costruire solide relazioni commerciali produttive che vi aiuteranno ad aumentare le vendite e far crescere il business. E ho scoperto attraverso la mia esperienza che il modo migliore per costruire relazioni è quello di portare i clienti a pranzo . Le conoscenze di base del galateo sono essenziali per assicurarsi che un pranzo di lavoro si svolga senza intoppi anche se sto parlando principalmente di costruire relazioni durante il pranzo . Ecco un suggerimento facilissimo per una circostanza particolare: quando si sta seduti ad un tavolo rotondo e non siamo sicuri quale siano il nostro pane e burro, piatto o bicchiere d’acqua . Questa è una situazione che gli Americani , in particolare i professionisti più giovani , riscontrano spesso. Io dico loro di ricordare solo “B – M – W” – come l’automobile : Pane , burro, acqua … da sinistra a destra e passare sempre il sale e il pepe insieme – come una coppia felice . So che il mio pubblico apprezza questi suggerimenti ed è sorprendente quante persone non sanno quale sia la posata da utilizzare prima piuttosto che prendere un libro sul galateo per scoprirlo. Se pranzi spesso con i clienti, è importante conoscere le basi delle buone maniere a tavola .”

Lei è stata definita “La Regina del pranzo d’affari”. Qual è l’elemento decisivo per un pranzo di lavoro di successo?

“A volte serve un po’ di tempo prima di scoprire se il pranzo ha avuto davvero successo , cioè quando gli affari iniziano ad arrivare da parte di quel cliente . Nel frattempo lo capirete dalle reazioni che riceverete . Se un cliente dice , “E ‘stato fantastico . Apprezzo il fatto che mi abbia dedicato il suo tempo per incontrarsi con me . Il pranzo è stato ottimo . Rivediamoci presto “, allora si può tranquillamente essere certi che il vostro pranzo di lavoro è stato un successo.”

Qual è il segreto per ottenere una buona impressione con un manager americano?

“Come dicevo prima , far sentire speciale il cliente. Chiedere loro cose su se stessi e il proprio business ,ascoltate attentamente le loro opinioni e condividere le tue idee con loro . Metterli a loro agio e farli sentire comodi, senza porre mai domande troppo invasive. Essere curiosi e far loro sapere che siete realmente interessati alle loro opinioni e pensieri sugli affari . E ‘bene fare domande tipo : “Come è stato il tuo week-end ? ” O ” Quali sono i tuoi piani per il weekend? ” ” Dove vai in vacanza quest’anno? ” O ” Come sta la tua famiglia ? ” In altre parole domande generali ed educate per far loro sapere che si è interessati a loro e a cosa stanno facendo . Poi, sugli argomenti di business , si potrebbe fare una domanda del tipo: ” Quale pensi possa essere la tua più grande sfida di quest’anno? Mi piacerebbe trovare un modo per aiutarvi . In questo modo non si è curiosi ma si sta semplicemente cercando di verificare la migliore soluzione per i loro problemi. La maggior parte apprezzeranno questo tipo di comportamento” .

Simona Artanidi, fondatrice di Etiquette Academy in Italia e Robin Jay. Che cosa nascerà da questa collaborazione?

“Penso che sia interessante confrontare le differenze culturali tra il modo di condurre gli affari in Italia rispetto agli Stati Uniti . C’è molto da imparare reciprocamente per la condivisione di informazioni ed esperienze .”